Raus aus dem Bett, rein ins Homeoffice! Dieser – etwas zugespitzte – morgendliche Ablauf ist für viele Arbeitnehmer*innen in den letzten 13 Monaten zur Routine geworden. Im Rahmen der bundeseinheitlichen Corona-„Notbremse“ kam es zudem zu einer verstärkten Home-Office-Pflicht. Doch wie wirkt sich die Umstellung vom üblichen Büroalltag auf die eigenen vier Wände aus? Welche Routinen müssen neu entwickelt, welche Skills erweitert werden? Als Home-Office-erprobtes Unternehmen schauen wir auf unsere Learnings und Erfahrungen aus dem letzten Jahr.
Homeoffice, Remote Work, Flexibilität
In gewisser Hinsicht war der Wechsel ins Homeoffice für unser Team keine allzu große Umstellung. Da wir eng mit unseren Kund*innen zusammenarbeiten und dafür häufig bei diesen vor Ort tätig sind, ist ein klassischer Büroalltag für uns eher die Ausnahme. Remote Work und örtliche Flexibilität sind für uns gewissermaßen Teil des Arbeitsalltags. Unser Büro in Berlin hat daher auch einen stark sozialen Charakter. Hier treffen wir uns, wenn wir alle in der Stadt sind, gemeinsam an neuen Ideen arbeiten und den persönlichen Austausch suchen. Außerhalb davon sind wir über Brandenburg und Berlin hinweg verteilt und hatten auch schon Kolleg*innen, die aus dem Ausland für uns gearbeitet haben.
Eingeübte Kommunikationsstrukturen
Im Rahmen der Pandemie haben wir die Home-Office-Zeiten noch stärker intensiviert und das Büro eine Zeitlang verlassen. Um dabei effizient zu bleiben und uns – im wahrsten Sinne des Wortes – nicht aus den Augen zu verlieren, haben wir bestehende Strukturen intensiviert und neue Rituale geschaffen.
So haben wir die Frequenz unserer Team Meetings erhöht, ihre Dauer aber begrenzt. Dies hatte zwei Gründe: Zum einen können häufiger Missverständnisse entstehen, wenn man sich nicht mehr regelmäßig sieht. Jede*r arbeitet im Homeoffice vor sich hin, der kurze Austausch über den Schreibtisch oder den Pausentisch hinweg, findet nicht mehr statt. Um zu vermeiden, dass bei Projekten oder Aufgaben ein falscher Fokus gesetzt wird oder Aspekte übersehen werden, bringen wir uns regelmäßig kurz auf den neusten Stand.
Da wir aber auch wissen, wie unproduktiv lange Meetings mitunter sein können, zumal wenn es sich um Videocalls handelt, haben wir andererseits darauf geachtet, diese zeitlich kurz zu halten. Für kurze Rückfragen, Infos und Updates zum Status-quo aktueller Projekte und Aufgaben hat sich Google Hangouts bei uns etabliert. Als kleines Team reicht uns ein plattformübergreifender Messenger, der mit unseren E-Mail-Accounts verbunden ist, für den schnellen Austausch.
Projektmanagement im Homeoffice
Ein Großteil unserer Arbeit besteht aus Projekten mit mehreren Stakeholdern. Dementsprechend wichtig ist es, den Überblick zu behalten. Inzwischen gibt es eine Vielzahl an Projektmanagement-Tools, die auch schon vor der Pandemie breite Anwendung gefunden haben. Im Zuge der verstärkten Home-Office-Nutzung haben wir unseren Fokus stärker auf Asana gelegt. Das Tool ermöglicht es uns, Projekte in kleine und kleinste Schritte zu unterteilen und auf allen Ebenen die jeweils involvierten Stakeholder zu integrieren. So können wir sicherstellen, dass jede*r Mitarbeiter*in nur die Aufgaben zugewiesen bekommt, die für ihn*sie relevant sind und gleichzeitig volle Transparenz herrscht.
Dabei liegt uns nicht zuletzt die Workload unseres Teams am Herzen. Gerade wenn man allein im Homeoffice arbeitet, kann die Fülle aller Aufgaben, die zu einem Projekt gehören, erdrückend wirken. Eine Aufstellung der persönlichen Aufgabenbereiche innerhalb eines Tools schafft hingegen einen klaren Überblick und hilft bei der Strukturierung und Priorisierung.
Die Lebensrealität im Blick behalten
„Home is for living, office is for working.“ Diese einfache Formel mag zwar etwas profan klingen, doch sie lenkt den Blick auf eine unumstößliche Tatsache: Wenn das Zuhause zum Büro wird, vermischt sich das Private mit dem Beruflichen. Von der Kinderbetreuung über den klingelnden Paketboten, vom Haushalt hin zum Homeschooling – klare Grenzen lassen sich schwer aufrechterhalten. Das sollte man als Arbeitgeber*in berücksichtigen. So stimmen wir etwa im Vorfeld Meetings zeitlich mit allen Betroffenen ab, bevor wir Termineinladungen versenden, um sicherzugehen, dass sich niemand unter Druck gesetzt fühlt.
Auch was die Arbeitszeiten angeht, hat uns das Homeoffice ein Umdenken gelehrt. Ein „klassischer“ 9-to-5-Arbeitstag lässt sich für viele aufgrund der Vermischung von Arbeit, Familie und Haushalt oft nicht umsetzen. Den braucht es aber auch nicht zwangsläufig. Mitarbeiter*innen wissen selbst am besten, zu welchen Zeiten sie konzentriert arbeiten können. Diese können aufgrund von Care-Arbeit und anderen Verpflichtungen variieren. Daher ist eine individuelle Zeiteinteilung, die dann an das restliche Team kommuniziert wird, sinnvoll.
Den persönlichen Austausch pflegen
Im normalen Büroalltag ist der zwischenmenschliche Austausch ein festes Ritual, das meist gar nicht benannt werden muss. Das kurze Gespräch an der Kaffeemaschine, das gegenseitige Updaten hinsichtlich des eigenen Wohlbefindens, des Wochenendes oder die Diskussion über eine gerade beendete Serie in der Mittagspause. Man könnte dies auch als sozialen Schmierstoff bezeichnen. Gerade in stressigen Phasen steigert der persönliche Austausch die Resilienz und hilft, einschätzen zu können, wie es den einzelnen Team-Mitgliedern geht. Im Homeoffice gestaltet sich dies schwieriger, niemand bereitet sich gemeinsam vor der Kamera einen Kaffee zu oder macht zusammen Mittagspause. Daher hat es sich bei uns etabliert, dass wir uns in den ersten fünf Minuten gemeinsamer Videomeetings über allgemeinere Dinge unterhalten. Das eigene Wohlbefinden, die Aktivitäten des Wochenendes oder etwaige Sorgen und Dinge, die uns gerade Freude bereiten. Auf diesem Weg verschwindet auch das „cold opening“, dass Videocalls oft haben, wenn sich die Teilnehmer*innen nur noch selten über den Weg laufen.
