Von der Payroll übers Recruiting hin zum kompletten Personalmanagement: HR-Software-Lösungen können inzwischen fast alle Aspekte des Personalwesens abdecken. Sie erleichtern den Überblick, sparen Ressourcen, helfen bei der Identifikation von Synergieeffekten, bündeln relevante Informationen und bieten einen Überblick über die wichtigsten Erfolgsfaktoren des HR.
Unterschiedliche Herangehensweisen
Die Anzahl der Anbieter von HR Software und der angebotenen Tools ist umfangreich. Viele Lösungen sind modular aufgebaut, das heißt, sie bieten eine Basisversion und hinzubuchbare Erweiterungen, je nach Notwendigkeit und Bedarfslage. Doch welche HR-Software-Systeme gibt es und wofür lassen sie sich konkret verwenden?
Zunächst einmal gilt es zwischen zwei verschiedenen Herangehensweisen zu unterscheiden:
- Entweder man entscheidet sich für ein umfangreiches System, das viele Bereiche abbildet und an das sich kleinere, spezifische Tools anschließen lassen. Die Vorteile dieser Herangehensweise liegen in einem überschaubaren Tool-Administrations-Aufwand und einfacheren und schnelleren Trainings für die Nutzer*innen. Allerdings bleiben einige Funktionen bei solchen HR-Komplettlösungen häufig relativ oberflächlich und lassen sich nur gering individualisieren.
- Oder man wählt ein kleines “Kernsystem”, an das sich eine Vielzahl anderer, hochspezifischer Tools anbinden lässt, die stärker individualisierbar sind und einen größeren Funktionsumfang haben. Dies kann sehr sinnvoll sein, wenn der Fokus auf bestimmten HR-Bereichen liegt, die in all ihrer Komplexität adressiert werden sollen. Allerdings entsteht dadurch auch ein gewisser Mehraufwand, was die Administration der einzelnen Tools und die Schulungen für die Mitarbeiter*innen angeht.
Die nachfolgenden HR Software Tools gibt es sowohl als Einzellösungen als auch als Teile bzw. Module umfangreicher HR-Software-Anwendungen. Sie bilden die wichtigsten Funktionen der HR-Software-Landschaft ab.
Human-Resources-Information-Systeme (HRIS)
Ein HRIS – im Deutschen auch Personalinformationssystem genannt – ist eine HR-Software-Lösung, mit der detaillierte Mitarbeiter*inneninformationen und personalbezogene Richtlinien und Prozesse verwaltet werden können.
Ähnlich einer interaktiven Personalakte lassen sich in einem HRIS relevante Informationen und Daten erfassen, speichern, abrufen, pflegen und teilen. Es handelt sich in der Regel um ein interaktives System, das die genaue Führung von Aufzeichnungen und Berichten erleichtert.
HRIS-Softwarelösungen können eine Reihe an HR-Prozessen abbilden, unter anderem die Folgenden:
– Onboarding
– Recruiting
– Mitarbeiter*innen-Entwicklung
– Personalmanagement
– Urlaubsmanagement
– Lohnabrechnung
– Reporting & Analytics
– Vertragserstellung und -unterzeichnung
Je nach Bedarf, Konfiguration und Anbieter, lassen sich Personalinformationssysteme auch als komplette HR-Management-Systeme nutzen. Um größtmögliche Flexibilität zu ermöglichen, bieten die meisten Anbieter monatlich buchbare, cloudbasierte Lösungen an.
Anbieter von HRIS-Systemen: Personio, HiBob, SAP, Workday etc.
Applicant-Tracking-Systeme (ATS)
Mit einem Applicant-Tracking-System (auch Bewerbermanagementsystem) lässt sich der komplette Recruiting-Prozess abbilden und verwalten. Die HR Software erleichtert und beschleunigt das Bewerber*innenmanagement und die einzelnen Recruiting-Schritte, von der Ausschreibung der Stelle bis hin zur Einstellung der passenden Mitarbeiter*innen. ATS Tools sind häufig im Funktionsumfang von HR-Software-Komplettlösungen, wie den oben genannten HRIS enthalten, lassen sich aber auch getrennt von diesen erwerben.
ATS-Lösungen verfügen unter anderem über APIs zu den wichtigsten Social-Media-Plattformen und Berufsnetzwerken wie LinkedIn, Xing und Co. So lassen sich nicht nur Ausschreibungen zentral steuern, sondern auch der komplette Bewerbungsprozess automatisieren. Kandidat*innen können je nach Profil gerankt sowie alle relevanten personenbezogenen Daten DSGVO-konform erhoben und gespeichert werden.
Durch den hohen Grad der Individualisierung lässt sich auch die Candidate Experience so komfortabel und intuitiv wie möglich gestalten. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und des berühmt-berüchtigten War for Talents ist dies ein entscheidender Faktor bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter*innen.
Anbietern von ATS-Tools: Greenhouse, Lever, Smartrecruiters, Personio, Softgarden, Recruitee etc.
Performance Management Software & Engagement Tools
Die Mitarbeiter*innenentwicklung ist seit jeher eine der Kernaufgaben von HR. Erreichen die Mitarbeiter*innen die individuellen Zielvereinbarungen? Wie entwickeln sie sich längerfristig im Unternehmen? Wo muss nachjustiert, an welchen Stellen evtl. neue Positionen oder Trainings angeboten werden? Um die individuelle Entwicklung jede*r Einzelne*n im Blick zu behalten, braucht es eine gute Organisation. Auch hier kann eine HR-Software-Lösung unterstützen.
Performance Management Tools ermöglichen die Festlegung von individuellen Mitarbeiter*innen- und Teamzielen. Mit Hilfe vorher festgelegter KPIs lässt sich die Entwicklung transparent verfolgen und bewerten. Darüber hinaus ermöglichen die meisten Performance Management Tools Echtzeit-Feedback und geben den Angestellten einen Überblick über die Erwartungshaltungen des Unternehmens und ihre aktuellen Leistungsbewertungen.
Der Funktionsumfang des jeweiligen Tools ist – wie bei allen HR-Software-Lösungen – vom Anbieter und den individuellen Bedarfen abhängig. Gängig sind jedoch die folgenden Aspekte:
– Organisationstools
– individuelle Entwicklungsplanung
– KPI-Auswertung und -Übersicht
– Karriereentwicklungs-Tools
– Talent Management
– Engagement Surveys
Auch Performance-Management-Systeme lassen sich einzeln oder als Teil bzw. Modul größerer HR-Software-Lösungen erwerben. Darüber hinaus enthalten viele Performance Management Tools eine weitere Lösung, die im HR-Software-Bereich sehr relevant ist: Engagement Tools. Denn neben der Evaluierung der individuellen Leistungen, sind die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter*innen wichtige Erfolgsfaktoren für den Status quo der Unternehmenskultur. Zufriedene und engagierte Teams machen Unternehmen langfristig erfolgreicher und strahlen auch positiv auf neue Kolleg*innen ab. Engagement Tools sind auch als einzelne HR-Software-Lösungen oder als zubuchbare Module größerer Systeme erhältlich.
Anbieter von Performance-Management-Systemen: Leapsome, Peakon, Officevide, Bekokoro etc.
FAZIT:
Die hier vorgestellten HR-Software-Lösungen decken verschiedene Aspekte des Personalmanagements ab. Gemein ist ihnen, dass sie den täglichen HR-Alltag erleichtern sowie eine bessere, übersichtlichere Datenlage schaffen, auf Basis derer Personalabteilungen und Unternehmen schneller und flexibler auf Veränderungen reagieren können. Bei der Auswahl und Implementierung der passenden HR Software und der dazugehörigen Module, kann es ratsam sein, externe Beratung heranzuziehen. Denn so flexibel und effizient die vorgestellten Tools auch sein mögen, ihr volles Leistungsspektrum können sie nur dann erfüllen, wenn sie richtig konfiguriert und implementiert wurden und alle Nutzer*innen ein intuitives Verständnis ihrer Anwendung haben.
