Am 01. August tritt das neue Nachweisgesetz für Arbeitgeber*innen in Kraft, das einige Änderungen und Neuerungen für Arbeitsverträgen vorsieht. Wir fassen für euch zusammen, welchen Zweck das Gesetz hat und was ihr bei der Umsetzung beachten müsst, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.
1. Was ist das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz als solches ist nicht neu. Es bestand auch schon vor den recht kurzfristig angekündigten Änderungen und legte fest, dass Arbeitgeber*innen Arbeitnehmer*innen alle relevanten Vertragsbedingungen schriftlich niedergelegt auszuhändigen haben. Dies muss innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses im Rahmen des Arbeitsvertrags oder einer gesonderten Niederschrift erfolgen. Eine Nichtbeachtung des Gesetzes wurde bisher nicht sanktioniert.
2. Warum gibt es ein neues Nachweisgesetz?
Das neue Nachweisgesetz ist notwendig, um die Vorgaben des EU-Parlaments umzusetzen. Dieses hatte bereits im Juni 2019 eine Arbeitsbedingungenrichtlinie verabschiedet, die vorhersehbare, transparente Arbeitsbedingungen für die gesamte Europäische Union vorsieht. Damit sollen unter anderem auch neue Arbeitsformen ermöglicht werden und Arbeitnehmer*innen größere Klarheit über ihr Arbeitsverhältnis verschafft werden. Im Kern geht es also um eine arbeitnehmerfreundliche Regelung, die beiden Seiten einen verbindlicheren Rahmen schafft.
Die Frist für die Umsetzung dieser EU-Richtlinie läuft am 30. Juli dieses Jahres aus, weswegen das neue Nachweisgesetz am 01. August in Kraft tritt. Der Deutsche Bundestag hat den Gesetzesvorschlag zur Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie indes erst am 23. Juni verabschiedet, weswegen die Neuerungen im Nachweisgesetz recht kurzfristig wirken.
3. Was ändert sich konkret?
Zunächst einmal werden die Unterrichtungspflichten seitens der Arbeitgebenden intensiviert. Die im bisherigen Nachweisgesetz formulierten Inhalte werden ergänzt und erweitert. Hierbei handelt es sich unter anderem um folgende Punkte
3.1 Vergütung
Die intensivierten Unterrichtungspflichten beziehen sich auch auf die Vergütung. Diese muss in neuen Arbeitsverträgen präziser in die einzelnen Bestandteile aufgeschlüsselt werden. Dazu zählen die genaue Entlohnung von Überstunden und Zuschlägen, Prämien, Sonderzahlungen und Zulagen sowie etwaige weitere bzw. andere Komponenten des Arbeitsentgelts. Diese müssen einzeln angegeben werden, damit Arbeitnehmer*innen über die genaue Zusammensetzung im Bilde sind. Zudem müssen auch die Auszahlungsart (etwa Überweisung) und das Fälligkeitsdatum festgehalten werden.
3.2 Arbeitszeiten
Mehr Klarheit verlangt das neue Nachweisgesetz auch bei den Arbeitszeiten. Diese müssen inklusive der enthaltenen Pausenzeiten übersichtlich dargestellt werden. Sieht der Arbeitgeber Schichtdienst vor, muss das zugrundeliegende System mitsamt Schichtrhythmus und den Bedingungen für Schichtänderungen bzw. Schichttausche schriftlich niedergelegt werden. Dies betrifft auch die Anordnung von Überstunden. Auch ein Verweis auf die rechtlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes ist notwendig.
3.3 Kündigung
Die Neuregelung des Nachweisgesetzes bezieht auch den Kündigungsprozess mit ein. Neue Mitarbeiter*innen müssen über ihre Kündigungsfrist sowie darüber, dass die Kündigung ausschließlich schriftlich erfolgen kann, informiert werden. Darüber hinaus muss neuerdings auch auf die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage hingewiesen werden.
3.4 Weitere Änderungen in Kürze
Zusätzlich ist auch der Anspruch auf Fortbildungen zu dokumentieren sowie über die konkrete Dauer der Probezeit, sofern diese vereinbart wurde. Sollten Arbeitgeber eine betriebliche Altersvorsorge anbieten, ist deren Dienstleister vollständig zu nennen. Zudem ist über Teilzeitbefristungen sowie Bereitschaftsdienste aufzuklären. Können Arbeitnehmer*innen ihren Arbeitsort frei wählen, wie es etwa in Pandemiezeiten häufig der Fall war, ist auch dies schriftlich darzulegen.
WICHTIG: Da die wesentlichen Arbeitsbedingungen laut Nachweisgesetz schriftlich dargelegt werden müssen, sind elektronischen Signaturen (auch qualifizierte elektronische Signaturen) NICHT zulässig. Zwar können künftige Mitarbeiter*innen weiterhin ihren Arbeitsvertrag weiterhin im Vorfeld elektronisch unterschreiben. Die analoge Unterschrift muss jedoch spätestens ab dem ersten Arbeitstag vorliegen.
4. Gültigkeitsbeginn
Das veränderte Nachweisgesetz gilt ohne Übergangsfrist ab 1. August. Daher müssen Arbeitsverträge im Vorfeld überarbeitet werden. Bestehende Arbeitsverträge müssen nicht rückwirkend angepasst werden. Arbeitnehmer*innen haben allerdings Anspruch auf alle Informationen im Rahmen des Gesetzes. Verlangen Angestellte dies, haben Arbeitgeber eine Frist von einer Woche von Anfrage bis Aushändigung der Informationen. Daher kann es ratsam, seine Hinweisblätter für Bestandsmitarbeiter*innen vorzubereiten, welche die fehlenden Informationen nachliefern.
5. Unterrichtungsfristen
Über welche Informationen müssen zukünftige Arbeitnehmer*innen wann informiert werden? Diese Frage ist bei der Umsetzung des neuen Nachweisgesetzes durchaus berechtigt. Denn die darin vorgesehenen Unterrichtungsfristen sind dreistufig. Über einige Details muss bereits am ersten Tag unterrichtet werden. Über andere am siebten Kalendertag und bei einigen weiteren haben Arbeitgeber einen Monat Zeit. Wir empfehlen allerdings im Sinne der Praktikabilität und Transparenz, alle gesetzlich geforderten Informationen bereits ab dem ersten Arbeitstag zur Verfügung zu stellen.
6. Verstöße und Sanktionen
Verstöße gegen das Nachweisgesetz führen NICHT zur Ungültigkeit des Arbeitsvertrags. Allerdings gibt es im Vergleich zum früheren Nachweisgesetz nun Sanktionen bei Verstößen. Fehlende sowie unzureichende Erfüllung der vom Gesetzgeber definierten Nachweispflicht, wird als Ordnungswidrigkeit geahndet. Das Bußgeld kann in diesem Fall bis zu 2.000 Euro betragen.
7. Checkliste Nachweisgesetz
Bei so vielen Fakten und Informationen kann man schnell den Überblick verlieren. Deswegen haben wir für euch die wichtigsten Eckdaten des neuen Nachweisgesetzes in eine Checkliste gepackt, die ihr für die Umsetzung der Anforderungen nutzen könnt.
Interesse an der Checkliste? Get in touch!
8. Kommentar: Funktioniert so moderne HR-Arbeit?
Soweit die Fakten. Jetzt die eigentliche Frage, die sich vermutlich viele von euch beim Lesen gestellt haben: Was soll das? Die genannten Neuerungen gehen mit einem hohen Ressourcenaufwand einher. In Zeiten von Klimakrise, Fachkräftemangel, Supply-Chain-Problemen und steigenden Kosten kaum verständlich.
Ein Rückschritt auf dem Weg zur Digitalisierung
Spätestens mit Beginn der Pandemie wurde offensichtlich, dass Deutschland in Sachen Digitalisierung zurückliegt. Home Office, hybride Arbeitsplätze, das ‘papierlose’ Büro – alle Errungenschaften, die in den letzten Monaten endlich flächendeckend angewendet wurden, werden durch das Nachweisgesetz deutlich erschwert.
Die Notwendigkeit analoger Unterschriften führt etwa zu einem starken Anstieg an Papier- und Portokosten, von den dadurch entstehenden Emissionen mal ganz abgesehen. Entscheidet sich beispielsweise ein*e Arbeitnehmer*in von einem anderen Land aus zu arbeiten, erschwert und verzögert sich der ganze Prozess. Und das, obwohl es schon seit langem elektronische Unterschriften gibt und diese als sicher gelten.
Zumal die EU-Richtlinie nicht zwingend die schriftliche Papierform vorsieht. Dort heißt es “Die Informationen sind in Papierform oder — sofern die Informationen für den Arbeitnehmer zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält — in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen und zu übermitteln.” Die deutsche Umsetzung im Rahmen des Nachweisgesetzes fordert also etwas ein, das die EU-Richtlinie nicht zwangsläufig vorsieht.
Nachteil im War for Talents
Der steigende Fachkräftemangel in einer Vielzahl von Branchen (man schaue bspw. aktuell auf die Flughäfen) ist derzeit Dauerthema in Medien und Politik. Deutsche Unternehmen konkurrieren immer stärker mit europäischen und globalen Wettbewerber*innen um potentielle Mitarbeiter*innen. Allein das Thema globale Gehälter beschäftigt uns diesbezüglich schon stark.
Der Zwang zu analogen Unterschriften und ausgedruckten Verträgen führt im War for Talents zu Nachteilen. Denn umworbene Talents haben selten Lust oder Zeit, darauf zu warten, dass ihr Vertrag per Post angekommen, unterschrieben und zurückgeschickt wird. Also braucht es einen Doppelprozess, der nicht nur aufwendiger, sondern auch teurer ist.
Den Aufwand unterschätzt
Wahrscheinlich hat sich der Gesetzgeber auch verschätzt, was den Aufwand angeht. Nach unserem bisherigen Eindruck müssen fast alle Verträge verändert werden, um mindestens die Anforderungen in Bezug auf die Nennung des Kündigungsschutzes abzubilden. Diesbezüglich gibt es noch einige Unklarheit hinsichtlich der praktischen Formulierung. Daher ist die Rücksprache mit einem Anwalt empfehlenswert.
Transparenz lässt sich auch anders schaffen
Damit wir uns nicht falsch verstehen: Wir sind große Befürworter*innen größerer Transparenz zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen. Es geht uns weniger um das Was, als um das Wie. Denn es gibt effektivere, ressourcenschonendere Alternativen, die im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinien möglich wären. Die letzten Jahre haben gezeigt, dass zahlreiche HR-Tools, und -Plattformen die geforderte Transparenz für alle Seiten leicht bedienbar abdecken können.
Schlussendlich bedeuten die Neuerungen im Nachweisgesetz auch mehr Arbeit und Aufwand für Mitarbeiter*innen. Und das kann nun wahrlich nicht das Ziel sein.
