Von Katrin Müller · etwa 5 Minuten Lesezeit
Eine Stellenanzeige ist schnell geschrieben. Ein Gespräch mit einer verunsicherten Führungskraft braucht Zeit. Und wenn niemand weiß, wer im Unternehmen für eine Personalentscheidung zuständig ist, hilft auch der beste Textentwurf erst einmal wenig.
Seit unserem letzten Blogbeitrag im Januar 2024 ist KI in vielen Unternehmen zum alltäglichen Werkzeug geworden. Sie formuliert, sortiert Informationen und macht Vorschläge. Damit verändert sich auch die Personalarbeit. Für mich steht dabei eine Frage im Mittelpunkt: Was brauchen die Menschen, die mit diesen Werkzeugen arbeiten und von ihren Ergebnissen betroffen sind?
Ich wünsche mir, dass wir genau dort anfangen. Bei den Aufgaben, die euch beschäftigen. Bei der Zusammenarbeit im Team. Und bei der Frage, wer Verantwortung übernimmt, wenn aus einem Vorschlag eine Entscheidung wird.
KI wird genutzt und die eigentliche Arbeit beginnt
Laut Bitkom setzten im September 2026 bereits 57 Prozent der befragten Unternehmen KI ein. Befragt wurden 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland. Die Zahl beschreibt den Einsatz im Unternehmen insgesamt. Wie gut KI in einzelnen Personalprozessen funktioniert, lässt sich daraus noch nicht ableiten. [1]
Eine Lizenz sagt wenig darüber aus, ob ein Team damit sinnvoll arbeiten kann. Weiß es, welche Daten in das Werkzeug gehören? Wer liest einen Entwurf gegen? Ist klar, an welcher Stelle ein Gespräch mit den Beteiligten nötig ist? Solche Fragen gehören zur Einführung dazu.
Gerade in der Personalarbeit haben Ergebnisse Folgen für Menschen. Eine unpassende Formulierung in einer internen Nachricht kann Vertrauen kosten. Ein Vorschlag für die Personalauswahl braucht nachvollziehbare Kriterien und eine verantwortliche Prüfung. Deshalb schaue ich zuerst auf den Ablauf, in dem ein Werkzeug eingesetzt werden soll.
Wenn HR nebenbei mitläuft
Stellt euch ein Unternehmen vor, in dem eine Kollegin aus der Assistenz das Onboarding organisiert. Die Führungskräfte führen Bewerbungsgespräche, die Geschäftsführung entscheidet über Einstellungen. Vieles funktioniert, weil alle mitdenken und sich schnell abstimmen. Mit dem nächsten Wachstumsschritt werden die offenen Fragen deutlicher: Wer hält den Prozess zusammen? Wo steht, was vereinbart wurde? Wer übernimmt, wenn die Kollegin ausfällt?
Das ist ein typisches Beispielszenario, kein Bericht über ein bestimmtes Kundenprojekt. Es zeigt, warum ich vor der Toolfrage die Zuständigkeiten klären möchte. Die Menschen, die sich bisher kümmern, brauchen verlässliche Abläufe und Unterstützung für ihre Aufgabe.
Dazu gehört auch, das vorhandene Wissen sichtbar zu machen. Welche Schritte funktionieren gut? Was liegt bisher nur im Kopf einer Person? Wo entsteht unnötige Doppelarbeit? Eine neue Software wird hilfreicher, wenn wir diese Fragen gemeinsam beantworten.
Ein überschaubarer Anfang mit KI
Für einen ersten Versuch würde ich eine klar begrenzte Aufgabe wählen. Zum Beispiel eine allgemeine Onboarding-Checkliste, die ihr mit einem freigegebenen Werkzeug vorbereitet und anschließend mit eurem tatsächlichen Ablauf abgleicht. Dafür könnt ihr mit fiktiven Angaben arbeiten. Die zuständige Person prüft, welche Schritte passen, was fehlt und wer sie übernimmt.
Auch bei einer Stellenanzeige kann ein Entwurf helfen, Gedanken zu ordnen. Welche Aufgaben gehören zur Rolle? Welche Kenntnisse braucht jemand wirklich? Das Team muss diese Fragen beantworten können. Ein flüssig geschriebener Text kann sonst Erwartungen wecken, die ihr im Alltag gar nicht erfüllen könnt.
An solchen Aufgaben lässt sich beobachten, ob die Unterstützung etwas bringt. Spart sie tatsächlich Zeit, wenn ihr die Prüfung mitrechnet? Werden Inhalte verständlicher? Kann das Team erklären, wie das Ergebnis zustande gekommen ist? Was gut funktioniert, könnt ihr weiterentwickeln. Was zusätzlichen Aufwand macht, braucht eine andere Lösung.
Verantwortung gehört in den Prozess
Vor dem Einsatz sollten alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben freigegeben sind, welche Informationen verwendet werden dürfen und wer die Ergebnisse prüft. Bei Fragen zu Datenschutz, Beschäftigtenrechten oder der Einordnung einer Anwendung ziehen wir die dafür zuständigen Fachleute hinzu. Die Prüfung richtet sich nach dem konkreten Einsatz.
Eine KI-Schulung kann dabei helfen, Möglichkeiten und Grenzen zu verstehen. Im Alltag brauchen Mitarbeitende außerdem eine Ansprechperson, wenn etwas unklar ist oder ein Ergebnis nicht plausibel erscheint. Lernen und Rückfragen müssen einen Platz im Prozess haben.
Ich würde für den Einstieg also gemeinsam festhalten: Welche Aufgabe probieren wir aus? Wer trägt die Verantwortung? Woran merken wir, dass die Unterstützung für unser Team hilfreich ist? Nach einem vereinbarten Zeitraum schauen wir zusammen auf die Erfahrungen.
Manchmal zeigt sich bei dieser Arbeit, dass die eigentliche Lücke in der HR-Führung liegt. Es sind viele Einzelaufgaben verteilt, aber niemand hat ausreichend Zeit oder das Mandat, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zusammenzuführen. Dann lohnt es sich, über die passende Verantwortung zu sprechen.
Das kann eine Interim-HR-Leitung sein, die für einen vereinbarten Zeitraum umfassender übernimmt. Oder eine Fractional-CHRO-Rolle, die mit einem vereinbarten Teil ihrer Kapazität längerfristig an eurer Seite arbeitet. Welche Form passt, hängt von eurer Situation, den Aufgaben und den nötigen Entscheidungsbefugnissen ab.
Bei Lisantix verbinden wir diese Führungsarbeit mit dem Aufbau von Strukturen, die euer Team im Alltag tragen kann. Wenn ihr Unterstützung bei HR-Software braucht, begleiten wir auch die Anforderungsanalyse, Auswahl und Einführung als eigenes Projekt. Dabei beziehen wir die Menschen ein, die später mit dem System arbeiten.
Für mich gehört zusammen, wie wir Arbeit organisieren und wie Menschen sie erleben. Eine gute Einführung berücksichtigt beides. Sie schafft Orientierung, lässt Raum für Fragen und macht klar, wer sich kümmert, wenn etwas noch nicht funktioniert.
Wo ihr anfangen könnt
Ihr müsst vor dem ersten Gespräch noch keinen fertigen Plan haben. Ein konkreter Anlass reicht: Ein Ablauf kostet zu viel Zeit. Eure Software wird kaum genutzt. Oder ihr möchtet KI ausprobieren und braucht zunächst Klarheit darüber, wo sie sinnvoll helfen kann.
Wir schauen gemeinsam auf eure Abläufe, die beteiligten Menschen und die nächsten Schritte. Wenn ihr gerade über HR-Software und KI im Arbeitsalltag nachdenkt, lasst uns darüber sprechen, welche Unterstützung zu euch passt.