Die Bedeutung von HR Audits

HR-Audits sind zu einem wichtigen Instrument in der Welt des Personalmanagements geworden. Sie helfen Unternehmen, ihre Personalabteilungen gründlich zu überprüfen und zu bewerten, um die Effizienz zu steigern und die Leistung zu verbessern.

Doch wie genau funktioniert ein effektiver HR-Audit und was muss man dabei berücksichtigen? Wir fassen die wichtigsten Schritte zusammen.

Was ist ein HR-Audit?

Ein HR-Audit ist eine systematische und umfassende Überprüfung der Personalabteilung eines Unternehmens. Es beinhaltet die Analyse von Prozessen, Verfahren, Richtlinien und Praktiken in Bezug auf das Personalmanagement. Ziel ist es, die Stärken und Schwächen der HR-Abteilung zu identifizieren und Möglichkeiten zur Verbesserung aufzuzeigen.

HR-Audits können sich auf verschiedene Aspekte der Personalarbeit entlang des Mitarbeiterlebenszyklus (Employee Life Cycle) konzentrieren, darunter:

• Personalgewinnung und Recruiting: Dies beinhaltet die Überprüfung des Einstellungsprozesses, um sicherzustellen, dass er effizient und gerecht abläuft.
• Onboarding: Die Integration neuer Mitarbeiter:innen in das Unternehmen ist von großer Bedeutung. Ein HR-Audit kann helfen, den Onboarding-Prozess zu optimieren.
• Personalverwaltung und -vergütung: Dieser Bereich umfasst die Überprüfung von Vergütungsstrukturen, Sozialleistungen und administrativen Prozessen.
• Personalentwicklung: Dies betrifft die Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten für Mitarbeitende im Unternehmen.
• Performance Management: Die Art und Weise, wie Mitarbeiter:innenleistungen gemessen und gesteuert werden. Ein effektives Performance Management trägt zum Unternehmenserfolg bei.
• Offboarding: Der Verabschiedungsprozess von Mitarbeiter:innen sollte den Wissenstransfer gewährleisten und positiv gestaltet werden.

Ein HR-Audit geht über die bloße Erfassung von Daten hinaus. Es ermöglicht Unternehmen, ihre HR-Praktiken in Bezug auf Best Practices und gesetzliche Anforderungen zu bewerten.

Die Hauptziele eines HR-Audit

HR-Audits dienen auch dazu, ein konkretes Verständnis für die Personalarbeit als solche zu schaffen. Gerade wenn Unternehmen wachsen, neue Produkte etablieren oder Standorte eröffnen, verschieben sich Rollenbilder und Strukturen. Ein Audit kann dabei helfen, diesen Prozess sichtbar zu machen und die notwendigen Maßnahmen anzustoßen, wie etwa eine Veränderung des Organisationsdesigns.

1. Bestimmung der wichtigsten HR-Aufgaben für das Erreichen der Unternehmensziele: Ein HR-Audit stellt sicher, dass die HR-Strategie und -praktiken eng mit den langfristigen Zielen des Unternehmens verknüpft sind.
2. Sichtbarmachung der Aufgaben der Personalabteilung: Es ermöglicht eine objektive Bewertung der Leistung, um Stärken und Schwächen zu identifizieren.
3. Sicherstellung und Einhaltung wichtiger rechtlicher Anforderungen: HR-Audits helfen, sicherzustellen, dass die HR-Praktiken den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen, was das rechtliche Risiko erheblich verringert.
4. Unterstützung der Personalabteilung bei gezielten Verbesserungen und der effizienten Gestaltung von internen Prozessen: Das Audit identifiziert mögliche Schwachstellen und unterstützt die Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen.
5. Schaffung ausreichender Ressourcen: Ein HR-Audit stellt sicher, dass die HR-Abteilung über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um erfolgreich zu arbeiten.
6. Basis für fortlaufende Optimierung von Prozessen und Routineaufgaben: Durch kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung bleibt die HR-Abteilung agil und passt sich den sich ändernden Anforderungen an.
7. Förderung von Veränderungen, Weiterentwicklung und Kreativität innerhalb des Teams: HR-Audits können dazu beitragen, die Kultur innerhalb der Personalabteilung zu fördern und Innovationen anzuregen.

Arten von HR-Audits

Der Umfang eines HR-Audits hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Er kann vollumfänglich sein oder sich auf einzelne Teilbereiche konzentrieren.

So können etwa Standards und Richtlinien einer Überprüfung unterzogen werden, um sicherzustellen, dass operative Personalabläufe den festgelegten Vorschriften entsprechen. Legal Compliance-Audits, durchgeführt von HR-Teams, fokussieren auf die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften.

Im Bereich des Recruitings wird ein besonderes Augenmerk auf einen effizienten und diskriminierungsfreien Einstellungsprozess sowie eine effiziente Candidate Journey gelegt. Auch ein Blick auf die Vergütungsstrukturen und Arbeitszeiten ist sinnvoll, um mögliche Probleme und Unstimmigkeiten zu identifizieren und zu verhindern.

Nicht zu vergessen ist ein Audit des Gesundheits- und Arbeitsschutzes. Damit wird überprüft, ob die festgelegten Richtlinien zur Gewährleistung der Gesundheit und des Wohlbefindens der Angestellten ordnungsgemäß eingehalten werden.

Weitere Prüfungsthemen im Rahmen von HR-Audits umfassen Datenschutz, Unternehmenskultur, Personalentwicklung, arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen, Vertragsgestaltung, Aufbau der Personalabteilung, Personalmanagement, Personalstrategie, Employer Branding, Kompetenz-Management und Diversity Management.

Schritte zur Durchführung eines HR-Audit

Die erfolgreiche Durchführung eines HR-Audit erfordert eine klare Strategie sowie einen festen Ablauf, den wir hier auf sieben Schritte verdichtet haben:

1. HR-Audit-Umfang definieren: Klar formulierte Ziele und Abdeckungsbereiche sind entscheidend. Mit Hilfe der Ziele lässt sich eine Audit-Checkliste erstellen, die alle relevanten Themen abdeckt.
2. Informations- und Datensammlung (Ist-Aufnahme): Sammlung aller notwendigen Audit-Informationen, einschließlich aktueller Prozesse und Arbeitsabläufe, mit Hilfe der Checkliste.
3. Analyse (Ergebnisvergleich): Ergebnisse werden mit Unternehmen ähnlicher Größe oder früheren Audits verglichen, um die Effizienz und Effektivität der Abteilung oder des Unternehmens zu bewerten.
4. Ergebnisbericht: Konsolidierung und Aufbereitung der Ergebnisse in einem Bericht für das HR-Team und die Geschäftsleitung, um konkreten Handlungsbedarf zu ermitteln.
5. Aktionsplan erstellen (Soll-Zustand): Entwicklung eines konkreten Aktionsplans basierend auf Lösungsansätzen und Verbesserungsvorschlägen, der umsetzbar ist und klare Ziele und Fristen setzt.

Fazit: Regelmäßige HR-Audits machen Unternehmen resilienter

Nicht nur in unsicheren wirtschaftlichen Zeiten und in Phasen des Wachstums sind HR-Audits wichtig, um die Effizienz und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu gewährleisten. Wer regelmäßig seine Personalstrukturen und -arbeit überprüft, kann schneller und besser auf (geo-)politische und wirtschaftliche Veränderungen reagieren.

Ein HR-Audit kann auch den ersten Schritt für die Professionalisierung bzw. den Auf- oder Umbau einer Personalabteilung bilden. Wir wissen aus langjähriger Erfahrung in der HR-Beratung, dass fehlende Audits die Zukunftssicherheit von Unternehmen gefährden können. Daher helfen wir unseren Kund:innen, ihr Personalmanagement und ihre Organisationsstrukturen zu überprüfen und auf Basis der Ergebnisse die notwendigen Maßnahmen zu definieren.