Die meisten Recruiter:innen werden sich wohl an ihr erstes selbstgeführtes Bewerbungsgespräch erinnern. Denn Bewerber:inneninterviews stellen eine ganz eigene Herausforderung dar, die sich vor allem über Zeit und Erfahrung ändert. Die meisten HR-Professionals entwickeln über die Jahre hinweg ein eigenes Gespür fürs Interviewen und wissen, wie sie den Prozess am effektivsten gestalten können.
Doch wie bereitet man Interview-Neulinge auf ihre ersten Gespräche vor? Welche konkreten Tipps gibt man ihnen mit auf den Weg, um den Einstieg möglichst erfolgreich zu gestalten? Und welche Bestandteile des Prozesses sollten sie unbedingt berücksichtigen?
In unserem letzten Artikel haben wir bereits Strategien erläutert, die unerfahrene Interviewer:innen im Interviewprozess berücksichtigen sollten. Dieses Mal beleuchten wir die Vorbereitung und das Training von neuen Interviewer:innen im Rahmen des Recruiting-Prozesses.
1. Klare Anforderungskriterien festlegen
Wurden alle Aspekte der zu besetzenden Position und der damit einhergehenden Anforderungen besprochen und festgehalten, ist es sinnvoll, diese als klare Ziele des Interviews festzulegen. Dies hilft dabei, bewerber:innenübergreifend vergleichbare Daten zu generieren. Sollte sich ein:e Interviewer:in innerhalb des Gesprächs “verheddern” oder den Faden verlieren – etwas, das häufiger vorkommt als angenommen – kann eine Rückbesinnung auf die Gesprächsziele den Weg zurück in die Konversation leiten.
Dabei kann es sich unter anderem, wie bereits erwähnt, um bestimmte Soft Skills, das Entwicklungspotenzial und die Motivation der Bewerber:innen handeln. Klare Ziele helfen auch dabei, den Interviewprozess straffer zu gestalten und ausufernde Gespräche zu vermeiden. . So schön ein angeregtes Gespräch mit den jeweiligen Candidates über unterschiedlichste Themen auch sein mag. Am Ende muss das Bewerbungsinterview immer einen klaren Zweck erfüllen und die Zielsetzungen erreichen. Darüber hinaus stellen klare Anforderungskriterien sicher, unbewusste Voreingenommenheiten (Bias) zu reduzieren und allen Bewerber:innen die gleichen Möglichkeiten zu geben. Dies ist nicht zuletzt in Hinsicht auf Gleichberechtigung und Diversity sehr wichtig.
2. HR-Software/-Tool zur Unterstützung
Der Interview-Prozess ist komplex und besteht aus unterschiedlichen Aspekten. Ein häufig unterschätzter Faktor ist die Sammlung und Übersicht aller relevanten Daten sowie eine gewisse Standardisierung, um Bewerber:innen im Anschluss miteinander vergleichen zu können. Hierbei können HR-Software-Lösungen unterstützen. ATS-Tools ermöglichen es, alle Hintergrundinformationen über ein:e Bewerber:in zu sammeln, sodass bereits im Vorfeld ein guter Überblick über die Ausbildung und Qualifikationen eines:einer Candidates besteht.
Ferner lassen sich die ausgeschriebene Stelle und die dafür notwendigen Anforderungen festhalten sowie das Gespräch dokumentieren. Diese Features ermöglichen es, das Interview bereits im Vorfeld zu strukturieren; können während des Gesprächs als Gedankenstütze herangezogen werden und sind im Nachgang für die Bewertung und den Vergleich unterschiedlicher Bewerber:innen relevant.
Zudem kann innerhalb dieser Systeme auch die Dramaturgie bzw. das Narrativ des Fragebogens dokumentiert werden. Viele ATS-Systeme stellen auch Beispielfragen zu unterschiedlichen Themenbereichen und Hierarchieebenen / Positionen zur Verfügung.
3. Verpflichtende Interview-Trainings
Die Komplexität von Bewerbungsgesprächen und -interviews wird häufig unterschätzt. Es handelt sich dabei um einen Prozess, der verschiedenen Ebenen und Aufgaben umfasst, nicht um ein klassisches Frage-Antwort-Spiel. Zum einen geht es darum, herauszufinden, ob die Bewerber:innen zum Unternehmen und der gesuchten Position passen. Zum anderen ist dieser Prozess wechselseitig. Das bedeutet, dass oftmals auch die Candidates selbst das Gespräch nutzen, um zu entscheiden, ob das Unternehmen ein attraktiver Arbeitgeber ist. Selbst wenn klar werden sollte, dass ein:e Bewerber:in nicht zur ausgeschriebenen Rolle passt, könnte er:sie dennoch interessant für andere Positionen im Unternehmen sein.
Dementsprechend wichtig sind die Dramaturgie und das Narrativ des Interviews. Wie fängt es an? Wie gestaltet man eine einladende Begrüßung und schafft eine ungezwungene Interview-Atmosphäre für beide Seiten? Welche Fragen stellt man in welcher Reihenfolge? Welche Fragen bzw. Themen darf man ansprechen und welche nicht? Wie geht man mit überraschenden Rückfragen um? Wie reagiert man auf Interviewpartner:innen, denen es schwerfällt, Fragen zu beantworten oder die nicht auf den Punkt kommen? Diese und weitere Aspekte ergeben sich oftmals erst im Gespräch und können selbst eloquente Manager:innen auf die Probe stellen.
Umso wichtiger ist es daher, im Vorfeld Interview-Trainings mit angehenden Interviewer:innen durchzuführen. Darin kann die Gesprächssituation geprobt und analysiert werden. Unsicherheiten und Unwägbarkeiten lassen sich im simulierten Interview identifizieren und adressieren. Anhand von Videos lässt sich im Nachhinein klären, an welchen Stellen noch Verbesserungsbedarf besteht oder wo den Bewerber:innen bspw. mehr Raum gelassen werden muss.
Interview-Trainings können von erfahrenen Interviewer:innen im Unternehmen selbst oder von externen HR- und Recruiting-Beratungen und -Professionals durchgeführt werden. Wichtig ist, dass diese Trainings keine einmaligen Maßnahmen sein sollten. Denn je mehr Interviews ein:e Interviewer:in führt, desto stärker können sich gewisse Gewohnheiten und Manierismen einschleichen, die dem Interviewprozess auf Dauer nicht guttun.
4. Interviewprozess begleiten und feedbacken
Gerade am Anfang benötigen unerfahrene Interviewer:innen Feedback, um an ihren Fragen und Interviewtechniken arbeiten zu können. Zwar können im Rahmen der Interview-Trainings einige Punkte adressiert werden. Die ungespielte Live-Situation fühlt sich aber dennoch anders an. Es ist mit einem Flugsimulator vergleichbar: Pilot:innen können tausend Stunden erfolgreich im virtuellen Raum trainiert haben, in dem Moment, in dem sie im echten Cockpit sitzen, fühlt sich die Situation anders an. Stress, Anspannung und Nervosität können unerfahrene Interviewer:innen verunsichern.
Deswegen kann es sinnvoll sein, bei den ersten Interviews eine:n erfahrene:n Kolleg:in im Gespräch dabei zu haben oder das Gespräch – nach Rücksprache mit dem:der Candidate – aufzuzeichnen und im Nachgang gemeinsam durchzusprechen. Was lief gut? An welchen Stellen war ich unsicher? Wie sieht die Dokumentation aus? Diese Fragen lassen sich mit Hilfe eines Feedback-Prozesses beantworten und ermöglichen eine höhere Sicherheit beim nächsten Mal.
FAZIT: Gute Vorbereitung und Dokumentation sind Erfolgsfaktoren
Es ist wichtig, den angehenden Interviewer:innen die Angst vorm Interviewen zu nehmen. Zwar sollte die Komplexität von Bewerbungsinterviews nicht unterschätzt werden. Eine gute Vorbereitung und eine detaillierte, an die Zielsetzungen angepasste, Dokumentation des Gesprächs sowie Interview-Trainings und Feedback-Sessions sind jedoch gute Voraussetzungen für einen guten Einstieg ins Interviewen. Dabei sollte auch auf die Bedeutung von unvoreingenommenen Interviewprozessen sowie Diversity und Inklusion eingegangen werden. Zudem lassen sich Faktoren wie Nervosität und Aufregung im Vorfeld adressieren und müssen nicht zwangsläufig zu einem negativen Interview führen. Vielmehr geht es vielen Bewerber:innen genauso, was die Situation entspannen kann.
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